UH Sak

UH Sak er et nasjonalt prosjekt som inngår i Kunnskapsdepartementets digitaliseringsstrategi, og som NMH har fått i oppdrag å innføre. UH Sak støtter arbeidsprosesser, gir oversikt over egne oppgaver og automatisk dokumentasjonsfangst til arkiv.

• Det nye verktøyet gir økte muligheter til å bygge brukertilpassede løsninger. Det skal gi studenter og ansatte mulighet for selvbetjening og raskere saksbehandling.
• Ett felles system vil gi trygghet og forutsigbarhet, for studenter og ansatte ved NMH, siden alle saker behandles likt og gir innsyn.
• Løsningen legger til rette for mer åpenhet i saksbehandlingen for allmennheten, blant annet gjennom publisering av offentlig journal.

UH Sak skal dekke alle arbeidsprosesser ved NMH. Det er etablert en standard for arbeidsprosessene i UH-sektoren. Den standarden kalles FUP (Funksjon, underfunksjon, prosess). Når NMH skal ta i bruk løsningen må vi knytte våre arbeidsprosesser til FUP, og etter hvert bestemme oss for hvilke vi vil automatiseres for å kunne forenkle og effektivisere saksbehandlingen.

I diskusjonene om hvilke prosesser dette gjelder, må vi spørre oss:

1. Hvilke prosesser er vi mest tjent med å automatisere?
2. Hvilke prosesser kan vi gjøre enklere med det nye systemet?
3. Hvilke prosesser kan vi erstatte med en automatisk prosess hvor vi bruker skjema i stedet for «brev».

Det er etablert en prosjektorganisasjon (se lenger ned) som jobber med innføringen av UH Sak. Prosjektet skal ta imot teknisk løsning og tilpasse den til vårt behov. Arbeidet vil involvere hele NMH.

• Prosjektet ble etablert høsten 2022.
• Våren 2023: Planlegging.
• Mai får vi beskjed om at prosjektet sentralt er 8 mnd forsinket. Det betyr at prosjektet blir senere ferdig også på NMH, men forberedelser og kartlegging vil gå som planlagt
  
• Høsten 2023: Kartlegger arbeidsprosesser ved NMH og tilpasser dem til FUP.
• Høsten 2024 /vinteren 2025: Vi får levert teknisk løsning, for å prøve ut og gjøre lokale tilpasninger. Opplæring og implementering av løsning.
• 2025: NMH tar i bruk løsningen. Opplæringen fortsetter.
• 2025: Prosjektet avsluttes og forvaltning av løsningen overføres til daglig drift.