Organisasjonsevaluering og -utvikling 2025

Hvorfor er dette viktig?

Vår nye strategi og strategiske mål vil utfordre oss som organisasjon. Er vi organisert på best mulig måte for å realisere målene i strategien?
Rammebetingelsene vil ikke nødvendigvis bedres framover og vi vil utfordres på å bruke tilgjengelige ressurser (folk, penger, lokaler osv.) klokt, effektivt og bærekraftig.

Vi må stille oss disse spørsmålene:

Hvordan fungerer dagens organisering med sju fagseksjoner og seks administrative seksjoner? Kan forskningssentrene organiseres annerledes?
Hvordan fungerer samhandlingen mellom fagseksjoner og administrative seksjoner?
Hvordan fungerer arbeidsdeling, samordning og dimensjonering for oppgaveløsning og ivaretakelse av samfunnsoppdraget?
Har vi de rette stillingene og rollene vi trenger?
Hvordan er vår evne til å endre oss i tråd med endrede rammebetingelser og forventninger?
Hvilke alternative organisatoriske prinsipper og løsninger kan/bør vi vurdere?

Først skal nå-situasjonen kartlegges og analyseres.
Evalueringen skal munne ut i en evalueringsrapport som gir en analyse av styrker og svakheter ved dagens organisering, roller og funksjoner.
Rapporten skal også peke på mulige alternative måter å organisere virksomheten på, og skal omfatte både den faglige og administrative virksomheten.

Styret vedtar organisasjonsevalueringen, og bevilger 1 million kroner eks MVA til prosjektet.

Uke 4: Evaluator er valgt. Det er konsulentselskapet Agenda Kaupang.
Februar til mai: Evalueringen blir gjennomført.
Ansatte har fått en e-post med tittel «Dagens organisering av NMH – invitasjon til spørreundersøkelse» med lenke til et spørreskjema. Avsender er Agenda Kaupang. Spørreskjemaundersøkelsen er en god anledning til å komme med dine vurderinger og innspill, og ble sendt ut til alle ansatte i 20 % stilling og mer. Svarfristen var mandag 24. mars.
31. mars: Foreløpig oppsummering av spørreundersøkelse i lederseminar. Etterpå blir gruppeintervjuene forberedt, siden svar fra undersøkelsen skal danne grunnlag for gruppeintervjuene.
April: Punkter fra spørreundersøkelsen er presentert på møter i seksjoner og deler av organisasjonen.
To siste uker i april: Gruppeintervjuer med ulike grupper ansatte og studenter – en gruppe med fagseksjonsledere, en gruppe med administrative seksjonsledere, to grupper med programutvalgsledere og studieprogramledere, en rektoratsgruppe og en eller to studentgrupper. Arbeidet med å sette sammen gruppene skjer i et samarbeid mellom Agenda Kaupang, prosjektgruppen og styringsgruppen.
11. juni: Funnene i evalueringen blir presentert og drøftet med det «gamle» styret i styreseminar.

Utgangen av august: Agenda Kaupang ferdigstiller sin rapport med noen anbefalinger.
21. august: Informasjon om organisasjonsevalueringen på fellesdagen.
Høsten 2025: Rapporten diskuteres med fagseksjonene og administrasjonen i egne møter med ledelsen. Her kan forslag til organisasjonsendringer/tiltak komme opp.
16. oktober: Forslag til prosess og videre føringer for arbeidet bl.a. hvilke eventuelle endringer det er relevant å utrede videre drøftes med styret.
Høsten 2025: Arbeider med å utrede og beslutte en eventuell ny organisasjonsstruktur.
Høsten 2025: Forhandlinger av eventuelle organisasjonsendringer.
11. desember: Forslag til eventuell ny organisering, eventuelle stillinger/ roller drøftes med styret.
Foreslått modell drøftes med fagorganisasjonene.

Evalueringen organiseres som et prosjekt.

John Vinge, fagseksjonsleder fagseksjon for musikkpedagogikk og musikkterapi
Vivianne Sydnes, professor, fagseksjon for dirigering, sang og kirkemusikk, viserektor fra 1. august 2025.
Torben Snekkestad, professor, fagseksjon for improvisert musikk, jazz og folkemusikk
Camilla Thorkildsen, seksjonsleder studie- og FoU-seksjonen
Kai Øderud, seksjonsleder seksjon for økonomi, personal og arkiv
Åse Karin Hjelen, fagforeningsrepresentant Parat
Roger Arntzen, fagforeningsrepresentant Creo
Kjetil Solvik, spesialrådgiver (intern prosjektleder)